Medewerkers registreren hun laadsessies via verschillende methoden, zoals laadpassen, mobiele apps of automatische koppelingen met de leaseadministratie. De meest gebruikte methode is een RFID-laadpas die je bij de laadpaal houdt, waarna alle laadgegevens automatisch worden vastgelegd. Deze registratie is belangrijk voor correcte kostenverrekening, belastingaangifte en het splitsen van privé- en zakelijk gebruik.
Wat zijn laadsessies en waarom moet je ze registreren?
Een laadsessie is de periode waarin een elektrische auto aan een laadpaal staat om op te laden. Dit begint wanneer de laadkabel wordt aangesloten en eindigt wanneer deze wordt losgekoppeld. Tijdens elke sessie worden belangrijke gegevens vastgelegd, zoals starttijd, eindtijd, geladen kilowatturen (kWh) en het totale energieverbruik.
Registratie van laadsessies is om verschillende redenen belangrijk. Voor werkgevers biedt het inzicht in het energieverbruik en de kosten van het laadplein. Het maakt accurate doorbelasting naar afdelingen of kostenplaatsen mogelijk. Voor medewerkers is registratie nodig om privé- en zakelijk gebruik te splitsen voor de belastingaangifte. Daarnaast gebruiken bedrijven deze data voor duurzaamheidsrapportages waarin ze hun CO₂-reductie aantonen.
Goede administratie voorkomt discussies over kosten en zorgt voor transparantie. Het helpt ook bij het optimaliseren van de laadinfrastructuur door inzicht te geven in gebruikspatronen en piekmomenten.
Welke manieren zijn er om laadsessies te registreren?
Er zijn vier hoofdmethoden om laadsessies te registreren. RFID-laadpassen zijn het meest gebruikelijk: je houdt de pas bij de laadpaal en alles wordt automatisch geregistreerd. Mobiele apps bieden extra functionaliteit, zoals het op afstand starten van laadsessies en realtime inzicht in het laadproces. Automatische koppeling met de leaseadministratie registreert sessies direct op basis van het kenteken. Geïntegreerde energiemanagementsystemen combineren laadregistratie met andere energiedata van het gebouw.
Elke methode heeft voor- en nadelen:
- Laadpassen zijn gebruiksvriendelijk, maar kunnen verloren raken
- Apps bieden meer functies, maar vereisen een smartphone en internetverbinding
- Automatische koppelingen zijn handig, maar werken alleen met compatibele systemen
- Geïntegreerde systemen geven het beste overzicht, maar vereisen meer investeringen
Veel bedrijven kiezen voor een combinatie van methoden om flexibiliteit te bieden. Een laadpas als primaire methode met een app als back-up zorgt ervoor dat medewerkers altijd kunnen laden.
Hoe werkt registratie met een laadpas precies?
Het registratieproces met een laadpas verloopt in enkele eenvoudige stappen. Eerst vraagt de medewerker een persoonlijke laadpas aan via de werkgever of leasemaatschappij. Deze pas wordt gekoppeld aan de personeelsadministratie met een unieke identificatie. Bij aankomst bij de laadpaal houdt de medewerker de pas voor de RFID-lezer. Het systeem herkent de pas en activeert de laadpaal automatisch.
Tijdens het laden registreert het systeem continu de energiestroom. Moderne laadpalen met MID-gecertificeerde meters meten nauwkeurig hoeveel kWh wordt geladen. Ook de exacte start- en eindtijd worden vastgelegd. Deze gegevens worden via OCPP-protocollen veilig naar het backofficemanagementsysteem gestuurd.
Na afloop van de laadsessie worden alle gegevens automatisch verwerkt. Het systeem koppelt de sessie aan de juiste medewerker en berekent de kosten op basis van het geldende tarief. Deze informatie wordt direct beschikbaar in het beheerplatform, waar zowel de medewerker als de administratie inzage in hebben.
Wat gebeurt er met de geregistreerde laadgegevens?
Geregistreerde laadgegevens worden veilig opgeslagen in backofficesystemen die voldoen aan de AVG. Het systeem verwerkt automatisch alle sessiedata en genereert maandelijkse overzichten voor de salarisadministratie. Deze overzichten bevatten per medewerker het aantal laadsessies, het totaal geladen kWh en de bijbehorende kosten.
Een belangrijke functie is het splitsen van privé- en zakelijk gebruik. Op basis van ritregistratie of declaraties wordt bepaald welk deel zakelijk is. Het privégedeelte kan via de salarisadministratie worden verrekend, terwijl zakelijke kosten direct naar de juiste kostenplaats gaan. Moderne systemen koppelen automatisch met HR- en financiële software, zoals SAP of AFAS.
Voor privacy worden persoonsgegevens, zoals kentekens en laadhistorie, beschermd volgens privacy-by-designprincipes. Data wordt versleuteld verzonden via TLS 1.3 en na de wettelijke bewaartermijn automatisch verwijderd. Bij publieke laadpleinen of meer dan 50 laadpunten is vaak een DPIA (Data Protection Impact Assessment) vereist.
Hoe voorkom je problemen met laadregistratie?
Problemen met laadregistratie voorkom je door goede voorbereiding en duidelijke procedures. Stel de juiste autorisaties in, zodat alleen geautoriseerde medewerkers kunnen laden. Zorg dat elke medewerker weet hoe de laadpas werkt en wat te doen bij problemen. Een korte instructie bij uitgifte van de pas voorkomt veel vragen achteraf.
Praktische tips voor soepele registratie:
- Heb altijd een back-upregistratiemethode, zoals gasttarieven of een algemene bedrijfspas
- Controleer maandelijks de laadoverzichten op onregelmatigheden
- Stel automatische meldingen in bij afwijkend laadgedrag
- Zorg voor duidelijke contactpersonen bij technische problemen
- Test nieuwe laadpassen altijd direct na uitgifte
Regelmatige controle van het systeem helpt problemen vroeg te signaleren. Controleer of alle laadsessies correct worden toegewezen en of de tarieven juist zijn ingesteld. Bij wijzigingen in het personeelsbestand moet ook de laadpasadministratie worden bijgewerkt.
Wat zijn de nieuwste ontwikkelingen in laadregistratie?
De toekomst van laadregistratie wordt steeds slimmer en gebruiksvriendelijker. Automatische nummerplaatherkenning maakt laadpassen overbodig: de camera herkent het kenteken en start automatisch de laadsessie. Plug & charge-technologie gaat nog verder: de auto identificeert zichzelf via de laadkabel volgens de ISO 15118-standaard.
Blockchaintechnologie biedt mogelijkheden voor transparante en onveranderlijke registratie van laadtransacties. Dit is vooral interessant voor roaming tussen verschillende laadnetwerken. Slimme koppelingen met mobiliteitskaarten integreren elektrisch laden met andere vervoersvormen in één systeem.
Voor bedrijven worden de mogelijkheden voor data-analyse steeds uitgebreider. Predictive analytics voorspelt wanneer laadpalen het drukst zijn en helpt bij capaciteitsplanning. Realtime dashboards geven direct inzicht in bezetting, energieverbruik en kosten. Deze ontwikkelingen maken laadregistratie niet alleen eenvoudiger, maar ook waardevoller voor de optimalisatie van de laadinfrastructuur.
Een goed registratiesysteem voor laadsessies is de basis voor effectief beheer van je laadinfrastructuur. Het zorgt voor transparantie, correcte kostenverrekening en waardevolle inzichten. Met de juiste aanpak en moderne technologie wordt laadregistratie een naadloos onderdeel van je bedrijfsvoering. Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor persoonlijk advies.